Arkivansvar i hele virksomheten

I henhold til arkivlovens forskrift §1-1, annet ledd, første setning, ligger det øverste arkivansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ hos den øverste ledelsen.

"I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20"

Nittedal Kommunestyret har i delegasjonsreglementet (vedtatt 27.02.23) delegert myndighet til kommunedirektøren i henhold til i kommunelovens § 5-3 tredje ledd.

Med hjemmel i nevnte lovbestemmelse og delegasjonsreglementet § 2.5.30 har kommunedirektøren utarbeidet et reglement for delegering av myndighet der overordnede arkivansvar videredelegeres til enhetsleder for digitalisering.

Det daglige ansvaret for arkivet tilligger leder for dokumentsenteret (arkivleder). Dokumentsenteret er samlet i enhet for digitalisering.

Arkivleders ansvar

• Overordnet ansvar for fordeling og arkivering av post (fysisk og elektronisk) i samsvar med arkivloven med forskrifter
• Drift, kvalitetssikring og utvikling av kommunens felles sak-/arkivsystem Public 360 i henhold til lover og forskrifter
• Sørge for at personalet i dokumentsenteret har nødvendig kompetanse
• Tilrettelegge for opplæring i Public 360 for ledere, saksbehandlere og utvalgssekretærer
• Bistå sektorer med faglig råd i forbindelse med egne arkiver
• Koordinere deponering til IKA Opplandene

Arkivansvar i organisasjonen

• Kommunalsjefer har det overordnede ansvaret for at dokumentforvaltning og oppbevaring av arkivverdig dokumentasjon i deres sektor/fagområde skjer etter gjeldene lovverk
• Kommunalsjefer har ansvar for at personalet i deres sektor/fagområde har nødvendig arkivfaglig kompetanse
• Den enkelte ansatte er ansvarlig for:
  • behandling av egne saker og dokumenter i fysisk eller elektronisk form
  • ivaretagelse av arkivverdig dokumentasjon, herunder elektronisk dokumentasjon som mail, SMS, chat m.m.

Arkivets livsløp

Innkjøp av systemer

Ansvar for innkjøp av elektroniske systemer tilligger sektorledere.

Kravspesifikasjoner utformes av ansvarlig fagenhet og enhet for digitalisering.

Arkivfaglige krav ivaretas av arkivleder under utforming av kravspesifikasjoner i tråd med gjeldende lovverk og regler, jf. arkivforskriften, riksarkivarens forskrift og IKA Opplandenes bevarings- og kassasjonsplan.

Arkivdanning

Arkivverdige inngående dokumenter som leveres til dokumentsenteret journalføres av arkivarer i Public 360, unntatt dokumenter som behandles/arkiveres i andre fagsystemer (disse videresendes til ansvarlig enhet/avdeling)

Den enkelte saksbehandler har ansvar for å ivareta arkivverdig dokumentasjon som ikke går gjennom organisasjonens sentrale kanaler (postmottak@nittedal.kommune.no, vanlig postgang m.m.) Eksempelvis har ansatte ansvar for å arkivere e-poster de mottar i sin mailadresse, eller dokumenter de selv produserer.

Dokumentsenteret gjennomfører periodevis kontroll av Public 360 dokumenter under arbeid som er eldre enn tre måneder. Enheter/avdelinger med faglig ansvar for eldre dokumenter i status R tilsendes lister over de dokumentene med frist for å ferdigstille dokumenter.

Dokumentsenteret har ansvar for å utarbeide og oppdatere rutiner for dokumentfangst og journalføring i Public 360. Sektorer som bruker egne fagsystemer med journal for saksdokumenter som føres etter arkivforskriften § 9 har lignende ansvar for sin dokumentasjon.

Ved organisatoriske endringer har dokumentsenteret v/ arkivleder ansvar for å ivareta arkivfaglige hensyn.

Bevaring og kassasjon

Nittedal kommune benytter bevarings- og kassasjonsplan utarbeidet av IKA Opplandene. Dokumentsenteret gir faglig bistand med hensyn til bevaring og kassasjon til alle ledd i organisasjonen som behandler/produserer arkivverdig dokumentasjon.

Periodisering og uttrekk

Dokumentsenteret har ansvar for å utarbeide plan om periodisering/uttrekk av de ulike arkivdelene i Public 360. Planen forventes ferdigstilt etter oppgradering av Public 360 og opprydning i eksisterende arkivdeler i 2023. Enheter/avdelinger med egne fagsystemer som faller inn under arkivforskriften § 9 har ansvar for å utarbeide lignende planer.

Periodisert materiale deponeres i IKA Opplandene. Dokumentsenteret holder kontakt med IKA Opplandene og involverer andre ressurser i Nittedal kommune ved behov.

Innsynsforespørsler som gjelder deponert materiale behandles av den enheten/avdelingen med fagansvar (se også rutine om innsynskrav)