Begreper som benyttes i forbindelse med elektroniske arkiver finnes listet opp her.
| Aktivt arkiv
|
Arkiv(1) som er i daglig bruk hos arkivskaper.
|
| Arkiv
|
1. Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet (også kalt enkeltarkiv). 2. Oppbevaringssted for arkiv 1. 3. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv 1, også kalt arkivtjeneste. 4. Dss. arkivdepot.
|
| Arkivalie
|
Se arkivdokument og saksdokument.
|
| Arkivbegrensning
|
Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.
|
| Arkivbestand
|
Den samlede mengde av arkivdokumenter i et arkiv.
|
| Arkivbestandighet
|
Motstandskraft mot nedbrytning og ødeleggelse hos databærer med skrift, bilde, elektroniske eller elektromagnetiske signaler eller frekvensregistreringer.
|
| Arkivdanning
|
Framvekst av enkeltarkiv gjennom arkivskapers virksomhet.
|
| Arkivdel
|
En vilkårlig definert del av et arkiv (1) hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.
|
| Arkivdepot
|
Institusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet.
|
| Arkivdokument
|
Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Se også Saksdokument.
|
| Arkivering
|
Arkivskapers håndtering av arkivsaker.
|
| Arkivformat
|
Åpent dokumentert, standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokumenter, godkjent av Riksarkivaren.
|
| Arkivfortegnelse
|
Liste over innholdet i et arkiv.
|
| Arkivistikk
|
Felles betegnelse på de grunnleggende delene av arkivlæren. Arkivvitenskap.
|
| Arkivkatalog
|
Oversikt over innholdet i enkeltarkiv eller samling som er avlevert til depotinstitusjon.
|
| Arkivkode
|
En enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. Arkivkoder i en emnebasert arkivnøkkel kalles ofte emnekoder, mens arkivkoder i en objektbasert arkivnøkkel ofte kalles objektkoder. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse.
|
| Arkivlegging
|
Plassering av dokumentene i en sak i arkivet etter endt registrering og/eller saksbehandling.
|
| Arkivliste
|
Fortegnelse over innholdet i et arkiv.
|
| Arkivnummer
|
Tall, tegn og bokstaver som viser til klasse, hovedgruppe, gruppe, undergruppe og annen inndelingsenhet i arkivnøkkel.
|
| Arkivnøkkel
|
Klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder organet steller med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes ved ordning av saker i et arkiv. Se også Ordningsprinsipp.
|
| Arkivorganisering
|
1. Organisering av virksomhetens arkiv (1). 2. Organisering av virksomhetens arkivfunksjoner.
|
| Arkivperiode
|
Tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med bl.a. bortsetting.
|
| Arkivplan
|
Oversikt over produksjon og oppbevaring av arkivmateriale fra en arkivskaper og bestemmelse om hvor og hvordan dette skal finne sted.
|
| Arkivpleie
|
Forebyggende virksomhet for å hindre at arkivsaker blir skadet eller ødelagt, og reparasjon av skadede arkivdokumenter. Konservering.
|
| Arkivsak
|
En sak i arkivet, se Sak.
|
| Arkivsaksnummer
|
Se Saksnummer.
|
| Arkivserie
|
Del av et arkiv (1), inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp.
|
| Arkivskaper
|
En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv (1) som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse etc. eller en del av en slik enhet.
|
| Arkivstykke
|
Fysisk enhet i et enkeltarkiv, f.eks protokoll, pakke, eske, kassett, rull, magnetbånd o.a.
|
| Arkivstyring
|
De funksjoner i et arkivsystem som holder oversikt over og styrer tilgangen til alle saksdokumenter med tilknyttede opplysninger. Tilsvarer engelsk "record-keeping".
|
| Arkivsystem
|
System som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv, såvel elektronisk som manuelt arkiv. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument)vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk m.v.
|
| Arkivtjeneste
|
Se Arkiv 3.
|
| Arkivverdighet
|
Den egenskap hos de arkivdokumenter som er kvalifiserte for oppbevaring, at de har eller antas å ha verdi som grunnlag for saksbehandling og dokumentasjon.
|
| Avgradering
|
Oppheving av gradering fra et bestemt tidspunkt.
|
| Avlevering
|
Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriften § 5-1.
|
| Avleveringsformat
|
Måten elektronisk tabellinformasjon og dokumenter er strukturert på ved avlevering til depotinstitusjon.
|
| Avleveringsliste
|
Fortegnelse over arkivsaker som overdras fra en arkivskapende institusjon til depotinstitusjon.
|
| Avskrivning
|
Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument har blitt avsluttet.
|
| Behandlingsfrist
|
Den frist for behandling som mottaker setter på et dokument.
|
| Bevaring
|
Å ta vare på dokumenter og/eller annen informasjon over tid.
|
| Bortsetting
|
At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted. Se også Bortsettingsarkiv.
|
| Bortsettingsarkiv
|
1. Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under Bortsetting. 2. Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv 1.
|
| Bortsettingsliste
|
Liste over arkivmateriale som overføres til bortsettingsarkiv.
|
| Delarkiv
|
Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ.
|
| Dokument
|
Etter arkivloven § 2: Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. I Noark-4 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som kan være lagret på papir, elektronisk eller på andre medier. Vanlige eksempler på dokumenter er brev, notater, rundskriv, rapporter, protokoller m.v. Se også Arkivdokument og Saksdokument.
|
| Dokumentasjon
|
Funksjon som omfatter lagrings-, gjenfinnings- og distribusjonsmetoder for informasjon fra dokumenter.
|
| Dokumentflyt
|
Dokumentenes "gang" fra ledd til ledd i en behandlingsprosess.
|
| Dokumentformat
|
Måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på i et elektronisk dokument.
|
| Dokumenthåndtering
|
Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter.
|
| Dokumentmal
|
Mønster for å sette opp en bestemt type dokument. Malen er utformet som et eget dokument og inneholder de elementer som er felles for alle dokumenter av samme type. Elementene i en dokumentmal kan for eksempel være tekst og formatering, stiler, makroer, verktøylinjer og menyer. Dokumentmalene skal sørge for at dokumenter av en gitt type får et felles utseende og et standardisert og strukturert innhold.
|
| Dokumentnummer
|
Nummer som systemet automatisk tildeler den enkelte journalpost når den opprettes. Dokumentnummeret er koblet til saksnummeret som et undernummer, og angir dokumentenes rekkefølge innenfor saken.
|
| Dokumentoffentlighet
|
Det at et forvaltningsorgans saksdokumenter som hovedregel skal være offentlig tilgjengelige, så fremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven.
|
| Elektronisk arkiv
|
Arkiv (1) som består av elektroniske dokumenter.
|
| Elektronisk dokument
|
Et dokument lagret på elektronisk medium og tilrettelagt for gjenfinning, prosessering og kommunikasjon vha. en datamaskin.
|
| Elektronisk dokumentlager
|
Et lager av dokumenter på elektronisk medium, tilrettelagt for søk og gjenfinning ved hjelp av funksjoner for dokument-håndtering. Elektronisk arkiv er en spesiell variant av elektronisk dokumentlager, undergitt de regler og prinsipper som gjelder for arkiv (1). Elektronisk arkiv kan også inngå som del av et større elektronisk dokumentlager.
|
| Elektronisk saksarkiv
|
Arkiv (1) som består av elektroniske saksdokumenter.
|
| Elektronisk saksbehandling
|
Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt og gjennomgående IT-støtte til organisering og gjennomføring av prosessen fra saken mottas og registreres til den avsluttes.
|
| Enkeltarkiv
|
Se Arkiv (1).
|
| Entypeserier
|
Rekke av enkeltsaker som er emnemessig ensartede.
|
| Fast periodeinndeling
|
Periodeinndeling som innebærer at alle avsluttede saker i perioden settes bort samtidig.
|
| Gradering
|
Skjerming av opplysninger mot innsyn etter sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen.
|
| Gruppe
|
1. Inndelingsenhet i en arkivnøkkel. Begrepet brukes som samlebetegnelse for klasse, hovedgruppe, gruppe og undergruppe. 2. Hovedinndelingsenhet i en hovedgruppe i en arkivnøkkel som bygger på Arkivnøkkel for administrative fellessaker i satsforvaltningen.
|
| Henvisning
|
1. Blankett eller brevkopi som plasseres blant arkivdokumentene og som viser fra ett sted i arkivet til et annet. 2. Notering i arkivnøkkel som viser fra en gruppe i nøkkelen til en annen.
|
| Internt dokument
|
Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement.
|
| Journal
|
System for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet.
|
| Journalenhet
|
En arkivorganisatorisk enhet som fører journal.
|
| Journalføring
|
Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.
|
| Journalperiode
|
Tilsvarer Arkivperiode.
|
| Kassasjon
|
Bestemme hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.
|
| Kassasjonsliste
|
Oversikt over hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert.
|
| Kassasjonsplan
|
Oversikt over hvilke regler som gjelder for kassasjon i en virksomhet; hva slags arkivmateriale som kan kasseres, når dette kan skje og på hvilken måte.
|
| Klageadgang
|
Den alminnelige rett som part(er) i sak, eller andre med rettslig interesse i saken har til å bringe en sak inn for et høyere organ enn det som har fattet vedtaket. Den generelle klageadgangen er hjemlet i forvaltningsloven.
|
| Klassere
|
Påføre et saksdokument én eller flere dekkende arkivkoder eller ordningsverdier fra klassifikasjonssystemet (arkivnøkkelen).
|
| Kobling
|
Sammenknytning av enkeltsaker ved noteringer på dokumentene og i eventuell journal (tilsvarer lenking).
|
| Konsept
|
Dokumentutkast.
|
| Kopibok
|
Samling av kopier av utgående korrespondanse.
|
| Kopimottaker
|
Mottaker som mottar kopi(er) av dokumentet, og dermed ikke er behandlingsansvarlig.
|
| Korrespondansepartner
|
Virksomhet eller person som organet selv brevveksler med.
|
| Krysshenvisning
|
Toveis forbindelse mellom punkter i arkivnøkkelen som delvis kan dekke samme emne, men som likevel må holdes atskilt.
|
| Meroffentlighet
|
Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet.
|
| Møteprotokoll
|
Referat (protokoll) fra et bestemt møte i et utvalg. Omfatter opplysninger om tid, sted, frammøte o. l. samt saksprotokoller for alle saker som ble behandlet i møtet. Jf. møtebok i kommuneloven.
|
| Objektkode
|
Arkivkode (ordningsverdi) som identifiserer objekt, f.eks. gårds- og bruksnummer, fødselsnummer, kommunenummer osv.
|
| Obs-dato
|
En dato for saksoppfølging som saksbehandler eller leder selv setter for å få hele saken overbragt fra arkivet, ev som saksbehandler/leder selv legger inn i og søker fram fra systemet.
|
| Obs-liste
|
Liste som skal gjøre arkivpersonalet oppmerksom på de saker som skal bringes fram for saksbehandler på et gitt tidspunkt (obs-dato).
|
| Offentlig journal
|
En kopi av journalen med allmennheten som målgruppe, hvor opplysninger unntatt offentlighet er strøket ut.
|
| Offentlig versjon av dokument
|
En versjon av et dokument unntatt offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres.
|
| Ordning
|
Inndeling av av arkivdokumenter i grupper, fastsettelse av rekkefølgen av gruppene og rekkefølgen av arkivdokumentene innenfor gruppene.
|
| Ordningsprinsipp
|
Prinsipp for rekkeordning av arkivmateriale.
|
| Organinternt dokument
|
Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.
|
| Overføringsliste
|
Oversikt over arkivmateriale som er overført fra et offentlig organ til et annet, jf. pålegg etter arkivforskriften § 3-22. Se også Avleveringsliste.
|
| Overlappingsperiode
|
Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode.
|
| Part
|
Person eller virksomhet som berøres av avgjørelsen i en sak.
|
| Periodisering
|
Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innefor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet.
|
| Postjournal
|
Se Journal.
|
| Postliste
|
En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et organ, dvs mottatte saksdokumenter.
|
| Presedens
|
Prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker.
|
| Primærkode
|
Den primære arkivkode som som en sak klasseres etter.
|
| Privatarkiv
|
Enkeltarkiv fra ikke-offentlig arkivskaper.
|
| Proveniensprinsippet
|
Grunnregel som tilsier oppbevaring av arkiv i sin opprinnelige ordning.
|
| Referatsak
|
Dokument som blir lagt fram for et utvalg til orientering.
|
| Register
|
Fortegnelse over enheter som f.eks navn og emner, innført etter ett prinsipp og i regelen rekkeordnet systematisk.
|
| Rekkeordning
|
Oppstille i rekkefølge.
|
| Rensing
|
Utsortering og fjerning av arkivuverdig materiale fra dokumentene i en sak før arkivlegging.
|
| Sak
|
1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet. 2. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet.
|
| Saksansvarlig
|
Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet. Se også Saksbehandler.
|
| Saksansvarlig enhet
|
Den administrative enhet hvor saksansvaret ligger. Se også Saksbehandlende enhet.
|
| Saksarkiv
|
Den delen av arkivet som består av saksdokumenter.
|
| Saksbehandlende enhet
|
Den administrative enhet hvor saksbehandlingsansvaret for ett eller flere av dokumentene i en sak ligger. Se også Saksansvarlig enhet.
|
| Saksbehandler
|
Den person i organet som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Se også Saksansvarlig.
|
| Saksbehandling
|
Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling med sikte på at det skal fattes en beslutning eller et vedtak. I offentlig saksbehandling vil beslutningen eller vedtaket ofte gi rettsvirkning for en eller flere fysiske eller juridiske personer.
|
| Saksbehandlingssystem
|
IT-system for elektronisk saksbehandling.
|
| Saksdel
|
Undergrupper av journalposter innenfor en sak.
|
| Saksdeling
|
Underinndeling av en sak, hvor dokumentene innenfor én og samme sak grupperes ved å tildele journalpostene forskjellige ordningsverdier.
|
| Saksdokument
|
Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokumenter (se dette), men vanligvis ikke som saksdokumenter, jf. arkivforskriften § 2-4.
|
| Saksgang
|
Behandlingssekvens for en sak. Omfatter de trinn eller faser som en sak følger fra den oppstår til den er avsluttet.
|
| Saksnummer
|
Unikt identifikasjonsnummer som systemet automatisk tildeler den enkelte sak når den opprettes, og som følger saken uendret så lenge den eksisterer.
|
| Saksopplysninger
|
Opplysninger som er felles for alle dokumenter i en sak.
|
| Sakspart
|
Se Part.
|
| Sakstype
|
Kategori for å angi hvordan en sak skal behandles. Sakstypen kan knyttes til en eller flere relaterte prosedyrer eller aktiviteter som skal utføres ved behandling av saken.
|
| Samling
|
Sammenført mengde av dokumenter fra forskjellige enkeltarkiv, f.eks fotosamling, kartsamling, diplomsamling.
|
| Sekundærkode
|
Arkivkode som angir sekundær underoppdeling av primærkoden.
|
| Sentralisert arkiv
|
Arkiv samlet under én sentral, faglig ledelse.
|
| Skarpt periodeskille
|
Absolutt periodeskille i arkiv og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet.
|
| Virksomhet
|
1. Aktiviteter i et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon etc. eller hos en person. 2. Et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon eller lignende, eller en del av en slik enhet.
|
