Hvorfor ha arkiv?
De kommunale arkivene dannes/skapes av flere årsaker:
- Som daglig hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne.
- Det skal dekke informasjonsbehov og dokumentere forvaltningens handlinger.
- Innbyggernes rettigheter.
- Av hensyn til ettertiden/historien.
Hvorfor ha arkivplan?
Arkivforskriften § 1-1 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplanen skal gi oversikt over forhold av arkivmessig betydning:
- Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet.
- Lover, regler og rutiner.
- Oversikt over arkivene.
Arkivplan er lovpålagt fordi den bidrar til å oppfylle arkivlovens hovedhensikt - å sikre arkivene (arkivloven § 1).
Arkivplanen har flere formål:
- Kvalitetssikring av kommunens arkiv og dokumentforvaltning.
- Sikre innbyggernes krav til offentlighet og innsyn i forvaltningens saksbehandling.
- Gir ettertiden uvurderlig oversikt over arkivmessige forhold i kommunen.
Oppdatering av arkivplanen
Nittedal kommune har valgt å lage en grunnleggende arkivplan. Det vil si at planen skal oppfylle kravene som stilles til en arkivplan i henhold til arkivforskriften.
Arkivplanen skal revideres når det skjer grunnleggende endringer som vedrører arkivet.
Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når:
- Det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- En kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- Det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- En kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- Kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- Når et styre eller utvalg blir lagt ned eller opprettet
- Det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegeringsreglement
- Kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
Arkivleder har overordnet ansvar for å oppdatere arkivplanen.
