Rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring

Familia har et systemoppsett som sikrer at ulike dokumenttyper overføres til VFA for arkivering. Interne dokumenter og journalnotater blir også overført til arkiv.  I Familia vil både elektronisk postutsendelse og arkivering foregår via VFA serveren. Godkjenningsrutinene håndterer både utsendelse og arkivering for utgående dokumenter. Saksbehandler sender vedtak og øvrige aktuelle dokumenter i postjournalen for godkjenning hos leder. Her sikres en totrinns godkjenning og kontroll av at riktig dokument går til riktig mottaker. Etter godkjenning vil utgående dokumenter overføres til VFA server for elektronisk post og arkivering. Inngående dokumenter hentes til postregistreringen postliste enten via KS SvarInn eller fra skanning dersom man har mottatt manuell post. (se forklaring under KS SvarInn) Kontorfaglig hos barneverntjenesten vil rutinemessig kontrollere VFA for å sikre at prosessene fungerer slik det skal. 

Feilføring/sletting

Sletting av ferdigstilte og arkiverte dokumenter og journalnotater i Familia, har ledere, stedfortredere, kontorfaglig og superbrukere tilgang til å utføre. Det skrives en forklaring som begrunner slettingen. Unntaket er utgående post, det kan ikke slettes.

Dersom et inngående dokument er feilført vil dette rettes opp i umiddelbart når feilen oppdages. Et dokument som slettes i Familia vil også slettes i arkivet dersom det ikke er sendt ut digitalt.   

Dersom et utgående dokument er feilført er en alvorlig feil som meldes til enhetsleder gjennom avviksmelding, jfr egen rutine for GDPR. Ihht personvernreglement skal beskjed om sistnevnte feil varsles til de berørte parter, både den det er ført feil dokument på, og den som opprinnelig skulle hatt dette dokumentet ført på sin saksmappe. 

Arkivering av andre dokumenter til P360:

• Anmodning om eldre mapper/dokumenter hvor klienten ikke ligger i Familia lagres i P360 med skjermet avsender. Besvares med brevmal for oversendelse
• Administrative eller politiske vedtak
• Henvendelser fra Statsforvalteren som ikke er klientrettet føres i P360

Rutinebeskrivelser for rettighetsdokumentasjon i fagprogrammet Familia

Elektronisk post for barneverntjenesten vil splittes i to hoveddeler ut ifra hvilken type dokument det gjelder. Dokumentene fordeles mellom: 

1. Familia: klientmapper for saksbehandling av barnevernssaker
2. Administrative dokumenter som ikke er klientrettet i P360           

 Elektronisk post kommer kontinuerlig og behandles fortløpende. Barneverntjenesten mottar elektronisk post via fem kanaler:

• E-post
• KS SvarInn
• eDialog
• Elektronisk bekymringsmelding (nasjonal løsning)
• P360
• Altinn

Barneverntjenesten mottar også manuell post knyttet til klientsaker som skannes inn til Familia og behandles videre,

E-post:

Noe korrespondanse med foresatte og samarbeidspartnere. Disse dokumentene er anonymisert.

KS SvarInn

Organisasjonsnummer (983615651) tilhørende barneverntjenesten er koblet via KS SvarInn til fagsystemet Familia. I praksis betyr det at elektronisk post som sendes av andre offentlige instanser via SvarUt, kommer inn i Familia via KS SvarInn. Kontorfaglig vil daglig gå gjennom innkomne dokumenter, kvalitetssikre og føre dem på klient. Dokumentene vil deretter komme opp på saksbehandlers huskeliste som vil sikre at dokumentet er korrekt ført.

eDialog

eDialog er en tilleggskanal som gir mulighet for å sende sikker post til barneverntjenesten. Dette vil gå på samme måte via KS SvarInn og videre til postregistreringen i Familia.

Elektronisk bekymringsmelding

Barneverntjenesten benytter den nasjonale løsningen for elektronisk bekymringsmelding. Både privatpersoner og instanser kan fylle ut skjemaet elektronisk. Avsender vil indentifiseres via ID porten før utfylling av skjemaet kan gjennomføres. Deretter vil skjemaet sendes på sikker måte via KS SvarInn. Dokumentene vil på samme måte som forklart over, importeres til Familia for journalføring og behandling.

P360

Dokumenter som ikke er knyttet til klient, eller der hvor det ikke foreligger klientmappe i Familia, vil dette bli ført i P360. De innkomne dokumentene til barneverntjenesten vil enten bli journalført av dokumentsenteret eller av kontorfaglig hos barneverntjenesten.

Altinn

Enkelte dokumenter kan komme via Altinn. Dette kan være skjemaer som skal fylles ut og returneres til offentlig instanser, eller dokumenter som andre enheter har videresendt via Altinn. Det er enhetsleder og stedfortredere som har tilgang til å hente ut ned dokumenter fra Altinn. Disse dokumentene printes ut, skannes inn til postregistrering og videre behandling.

Manuell post

Kontorfaglig mottar og registrerer inngående post daglig. Utgående post går også ut daglig.