Rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring Visma Flyt PPT

Visma Flyt PPT har et systemoppsett som sikrer at dokumenter overføres automatisk ved ferdigstillelse til VFA for arkivering. Registrerte inngående dokumenter, ferdigstilte dokumenter og ferdigstilte journalnotater arkiveres fortløpende. Utgående dokumenter deles inn i to typer, dokumenter som trenger godkjenning fra leder og dokumenter som ikke trenger godkjenning. Dokumenter som trenger godkjenning sendes av rådgiver til leder. Leder har ansvar for å kvalitetssikre, ferdigstille og sende dokumentet. Dokumenter som ikke trenger godkjenning kvalitetssikres, ferdigstilles og sendes av rådgiver. Utgående post sendes via KS svarut. Visma Flyt PPT har integrert arkivlogg, forsendelseslogg og aktivitetslogg. Kontorfaglig vil rutinemessig kontrollere disse loggene for å se at overføringene går som de skal og sjekke opp avvik. Ved spørsmål rundt data i forsendelsesloggen kan kontorfaglig ansatt logge seg på eksternt hos KS Forvaltning og kontrollere ytterligere. Inngående dokumenter sendt via KS Svar ut kommer direkte inn til postregistrering i Visma Flyt PPT. Manuell post skannes inn og hentes inn automatisk til Visma Flyt PPT en gang i timen. Kontorfaglig ansatt fordeler dette videre.

Anmodninger om journaler/dokumenter som ikke er arkivert elektronisk behandles fra Visma Flyt PPT. Det vil bli opprettet en klientjournal. Dokumentene som etterspørres vil bli skannet inn fra papirjournal, eller hentet elektronisk fra kommunalt fjernarkiv. Klientmappen avsluttes når innsynsbegjæringen er besvart.

Feilføring/sletting

Utgående dokumenter som er ferdigstilt og sendt kan ikke slettes. Utgående dokumenter som ikke er ferdigstilt kan slettes av den enkelte rådgiver som har ansvar for klientjournalen.

Ferdigstilte utgående dokumenter som er feilført/feilsendt meldes til leder og kontorfaglig så fort avviket oppdages. Dersom et utgående dokument er feilført er det en alvorlig feil som meldes til enhetsleder gjennom avviksmelding, jfr egen rutine for GDPR. Iht personvernreglement skal beskjed om sistnevnte feil varsles til de berørte parter, både den det er ført feil dokument på, og den som opprinnelig skulle hatt dette dokumentet ført på sin saksmappe. Hendelsen journalføres i begge parters journaler. Mottaker som har fått feil dokument bes om å slette/makulere dokumentet.

Inngående dokumenter som ikke er registrert kan slettes fra postregistrering av superbruker, leder og kontorfaglig. Slettingen trenger ikke å begrunnes.

Inngående dokumenter som er registrert kan flyttes tilbake til postregistrering av den enkelte rådgiver som har ansvar for klientjournalen, men det er rutine at dette blir gjort av kontorfaglig (som superbruker). Kan slettes fra postregistering av superbruker, leder og kontorfaglig. Slettingen må begrunnes.  

Inngående dokumenter som er feilført rettes opp så fort det blir oppdaget. Rådgiver melder fra til kontorfaglig (som superbruker) som flytter dokumentet til riktig klientjournal. Flyttingen må begrunnes.

Ferdigstilte journalnotater kan slettes av leder og superbruker.

Rutinebeskrivelser for rettighetsdokumentasjon i Visma Flyt PPT

I Visma Flyt PPT skilles det mellom personsaker og systemsaker. Elektronisk post som gjelder klienter fordeles til personsaker som er klientjournaler for pågående sakkyndig arbeid og saksbehandling. Elektronisk post som gjelder annet feks administrative dokumenter fordeles til systemsaker.

Elektronisk post kommer kontinuerlig og behandles fortløpende. PPT mottar elektronisk post via 3 kanaler:

• KS Svarinn
• Epost
• Public 360

KS SvarInn

Organisasjonsnummer (983615619) tilhørende PPT er koblet via KS SvarInn imot fagsystemet Visma Flyt PPT. I praksis betyr det at elektronisk post som sendes av andre offentlige instanser via KS SvarUt, kommer inn i Visma Flyt PPT via KS SvarInn. Kontorfaglig vil daglig gå gjennom innkomne dokumenter, kvalitetssikre og registrere dem i klientens journal. Dokumentene vil deretter komme opp på postlisten til rådgiver som har ansvar for klientjournalen. Rådgiver har ansvar for å sikre at dokumentet er korrekt ført.

E-post:

Mottar noe korrespondanse fra klienter, foresatte og instanser. Det er ikke alltid anonymisert. Det vil bli skrevet ut, skannet til Visma Flyt PPT, eposten slettes.

Manuell post

Kontorfaglig mottar og registrerer inngående post daglig. Utgående post går også ut daglig.