|
Rutiner for dokumentfangst journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring Egen prosedyrer er utarbeidet, hvor formålet er å legge til rette for en enhetlig og forutsigbar prosess for godkjenning av vedtak. Prosedyren gjelder enhetsleder, avdelingsleder og teamledere ved enhet for bolig og tjenester. Alle ansatte i enheten skal kunne denne prosedyren. Prosedyren må sees i sammenheng med prosedyre for saksbehandling av kommunale boliger, prosedyre for saksbehandling av startlån/tilskudd og prosedyre for saksbehandling av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven. Før saksbehandler godkjenner vedtak i Gerica, avklar om vedtaket allerede er i godkjenningsprosess hos en annen med vedtaksmyndighet. Vedtak om helse- og omsorgstjenester godkjennes i utsendelseskontroll og deretter i saksbildet i Gerica. I tillegg skal vedtak om tjeneste kommunal bolig godkjennes i Gerica. Vedtak om startlån og tilskudd godkjennes og sendes ut i Husbankens saksbehandlingssystem. Godkjenner av vedtaket må lese dokumentet før godkjenning, Hvis vedtaket ikke følger de kvalitetskrav som finnes i prosedyren, sendes vedtaket tilbake til saksbehandler. Etter godkjenning vil dokumentet skrives ut og lagres i korrekt klientmappe. I tillegg vil systemadministrator overvåke via felles rapport om utsendelse til KS Svarut fungerer. Kommunikasjonskanaler Elektronisk post (KS Svarinn, e-post) og papirpost vil splittes i to hoveddeler ut ifra hvilken type dokument det gjelder. Dokumentene fordeles mellom:
- Gerica: klientmapper for saksbehandling av sosialsøknad
- P360: administrative dokumenter som ikke er klientrettet og bolig/startlån
Enkelte dokumenter kan komme via Altinn. Dette kan være skjemaer som skal fylles ut og returneres til offentlig instanser, eller dokumenter som andre enheter har videresendt via Altinn. Det er enhetsleder og stedfortredere som har tilgang til å hente ut dokumenter fra Altinn. Disse dokumentene printes ut, skannes inn til Gerica for videre behandling. Dokumenttyper som behandles/arkiveres i P360 istedenfor Gerica:
- Dokumenter som er knyttet til kommunalt bolig og søknader om startlån
- Administrative eller politiske vedtak
- Henvendelser fra Statsforvalteren som ikke er klientrettet
|
