Rutiner for dokumentfangst journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring Visma HS Pro

HS Pro har et systemoppsett som sikrer at dokumenter overføres automatisk ved ferdigstillelse til VSA for arkivering. Registrerte inngående dokumenter og ferdigstilte dokumenter arkiveres fortløpende. Dokumenter som formelt blir definert som saksbehandling, arkiveres i Visma Samhandling Arkiv, og disse blir videre sendt digitalt til mottakere, person eller organisasjon gjennom KS SvarUT som digital post. VSA har integrert arkivlogg. KS SvarUT har forsendelseslogg. Sekretær sjekker rutinemessig forsendelsesloggen i KS SvarUT for å se at overføringene går som de skal. Leder på henholdsvis helsestasjon og skolehelsetjenesten og familieteamet sjekker arkivlogg i VSA rutinemessig for å sjekke at brevsendelser går som de skal og at arkivering gjøres riktig. Innkommende elektroniske dokumenter kommer direkte i Altinn og sekretær mottar disse.

Feilføring/sletting

Ved sletting av ferdigstilte og arkiverte dokumenter og journalnotater i hspro: ansvarlig for journal foreslår sletting av notatet og ledere eller superbruker har tilgang til å slette. Ansvarlig skriver en begrunnelse for slettingen. Unntaket er utgående post, det kan ikke slettes.

Dersom et inngående dokument er feilført vil dette rettes opp i umiddelbart når feilen oppdages. Et dokument som slettes i hspro vil også slettes i arkivet, så sant det ikke er sendt som digital forsendelse. Dersom et utgående dokument er journalført ved en feil, opprettes det et avvik. Berørte parter varsles om hendelsen.  

Arkivering av andre dokumenter til P360:

• Personalmapper
• Administrative eller politiske vedtak
• Henvendelser fra Statsforvalteren som ikke er klientrettet føres i P360

Dokumentasjon som ikke behandles i Visma HS Pro

Elektronisk pasientjournal (EPJ) som inneholder journalmapper for brukere ved helsestasjonen, skolehelsetjenesten, helsestasjon for ungdom, migrasjonshelsetjenesten og familieteamet. Dokumenter som skal arkiveres i EPJ sendes gjennom NHN. Eksempel henvisning til spesialist. Inngående elektronisk melding via NHN, blir liggende i EPJ.

P360

Dokumenter kan mottas via P360. Innkomne dokumenter mottas av avdelingsleder og journalføres i journalmappe dersom det vedrører en bruker.

Altinn

Enkelte dokumenter kan komme via Altinn. Dette kan være skjemaer som skal fylles ut og returneres til offentlig instanser, eller dokumenter som andre enheter har videresendt via Altinn. Det er enhetsleder og stedfortredere som har tilgang til å hente ut dokumenter fra Altinn. Disse dokumentene printes ut, skannes inn til postregistrering og videre behandling.

Manuell post

Sekretær mottar og registrerer inngående post daglig. Utgående post går flere ganger i uken.