Rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring Visma Flyktning

Tjenesten har interne rutiner hvordan journalnotater skal føres. Journalnotater føres og arkiveres i fagsystemet fortløpende av ansatte i avdelingen. Vedtaksbrev som sendes ut må godkjennes av leder før utsendelse. Alle vedtak godkjennes av leder før postjournal kan sendes ut. Vedtaksdokumenter kontrolleres av en kollega før det sendes til godkjenning. All kommunikasjon som vedgår klienter skal dokumenteres i fagsystemet, enten via journalføring eller scanning av dokumenter inn i fagsystemet.

Feilføring/sletting

Avdelingsleder og superbruker har tilgang til å slette feilføringer i fagsystemet. Det skal da alltid journalføres hvorfor slettingen finner sted. Feilføringer i systemet rettes opp fortløpende ved internkontroll som leder utfører og i de tilfeller hvor feil oppdages av systembrukere. Feil skal rettes umiddelbart når det blir kjent. Det er ikke mulig å slette utgående post. Ved alvorlige feil skal det registreres avvik i henhold til interne avviksrutiner.

Rutinebeskrivelser for rettighetsdokumentasjon i Visma Flyktning

Avdelingen behandler kontinuerlig manuell post og elektronisk post. Elektronisk post mottas hovedsakelig gjennom P360 og e-post. Manuell post sorteres og arkiveres digitalt i klientmapper i fagsystemet. Dokumenter som er scannet inn i fagsystemet mellomlagres fysisk i 3 måneder i arkivskap. Dokumenter som ikke er tilknyttet klienter behandles og arkiveres i P360.